Resposta curta: as melhores tarefas para automatizar com IA são as que se repetem todos os dias, seguem sempre os mesmos passos e usam informação que já existe num ficheiro ou num programa: orçamentos, faturação, respostas a emails, relatórios e cópia de dados entre programas.
Como saber se uma tarefa vale a pena
Faça três perguntas:
- Repete-se muitas vezes? Todos os dias ou todas as semanas.
- Segue sempre os mesmos passos? Mesmo que haja exceções.
- A informação já existe algures? Numa folha de cálculo, num programa de faturação, no email.
Se a resposta for sim às três, é uma boa candidata.
1. Orçamentos
Muitas empresas fazem cada orçamento à mão, a copiar preços de uma folha de cálculo. Com IA, a tabela de preços fica ligada a um assistente que prepara o orçamento a partir de um pedido escrito normalmente. Foi o que fizemos na Azulcomum: uma tabela com mais de 800 linhas e 42 fornecedores, uma aplicação para consultar preços no telemóvel e um assistente que prepara orçamentos com IVA pelo chat.
2. Faturação
Se as vendas ou reservas entram num programa e as faturas são emitidas noutro, essa ligação pode ser automática. Na Douro Wonders, cada reserva do Bokun gera a fatura no Moloni e cada cancelamento a nota de crédito, sem trabalho manual.
3. Emails e atendimento
A IA pode preparar respostas a perguntas frequentes, separar pedidos de orçamento de reclamações e resumir conversas longas. O importante é haver sempre uma pessoa a rever o que sai.
4. Relatórios
Juntar números de vários ficheiros todas as semanas é trabalho ideal para automatizar. O relatório passa a montar-se sozinho e a IA pode explicar o que mudou.
5. Dados copiados entre programas
Copiar dados de um programa para outro é lento e dá erros. Muitas vezes, esses programas podem falar diretamente um com o outro.
Antes de automatizar: arrumar os dados
Na Azulcomum, antes de ligar a IA, foi preciso limpar datas inválidas, unidades mal escritas e entradas duplicadas. Uma automação com dados desarrumados só produz erros mais depressa.
E os dados da empresa?
Para dados sensíveis, é possível ter a IA a funcionar nos servidores da própria empresa, sem enviar nada para fora, de acordo com o RGPD.
Por onde começar
Escolha uma única tarefa, a que mais tempo rouba, e comece por aí. Se quiser, analisamos o seu processo e dizemos-lhe o que faz sentido automatizar.